perfektes Zeitmanagement mit batching
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Zeitmanagement im 24/7 Chaos

Nichts ist so frustrierend für mich, wie der Zeit hinterherlaufen zu müssen. Und schwups, da ist sie auch schon wieder weg. Also los und auf ein Neues, vielleicht schaffe ich es ja dieses Mal, sie endlich einzuholen.

 

Wenn auch dein Tag sich wie eine endlose Aneinanderkettung von Aufgaben, Terminen und ToDos anfühlt, bin ich komplett bei dir. Ich kann es nachempfinden und weiß, wie schwer es sein kann, drei oder mehr Rollen gleichzeitig spielen zu müssen.

 

Da wäre die gute Ehefrau, die perfekte Mutter, die Haushaltsheldin, die Business Frau und natürlich die Managerin, welche alle diese Rollen zu koordinieren hat. Managerin ist dabei der härteste der fünf Jobs. Sie muss alles immer im Blick behalten, darf sich keine Schwäche erlauben und an Urlaub ist auch nicht zu denken.

 

Je komplexer das eigene Leben wird, desto mehr Rollen und Aufgaben drängen sich in exakt das selbe Zeitfenster. Und ehrlich gesagt kann ich verstehen, warum die Managerin ein abgespanntes Biest ist. 😉 Sie hat einfach zu viel um die Ohren und gibt jeden Tag alles.

 

Batching – bitte what?

Stylisch englisch kommt das Batching daher. Für einen entspannteren Super Woman Alltag. Während Zeitmanagement etwas für staubige Büroseminare ist, gewinnen Frauen überall auf der Welt den Kampf gegen die Zeit dank der Batching Methode. 😉 Dabei ist sie so leicht und einfach zu verstehen, dass man als Powerfrau absolut kein Seminar besuchen muss.

 

Da ich grundsätzlich dazu neige, viel zu viele Aufgaben zur gleichen Zeit erledigen zu wollen, ist batching für mich eine echt gute Lösung, um den Alltag etwas besser entstresst zu bekommen. Dass ich ein absoluter Fan von Strukturen bin, ist ja längst kein Geheimnis mehr. Allerdings muss ich mich selbst immer wieder daran erinnern, auch strukturiert zu bleiben.

 

Die Batching Methode ist dabei eine ganz einfache Sache. Zunächst klingt alles ganz geheimnisvoll, doch bei genauerer Betrachtung heißt es schließlich nichts anderes, als ähnliche oder gleiche Dinge zusammenzufassen. Sinnvoll ist das sogenannte Dosieren vor allem deshalb, weil man schneller voran kommt, wenn man gleiche Dinge zusammen erledigt.

 

Batching = Zeit richtig dosieren

Überall auf der Welt hat der Tag nur bzw. ganze 24 Stunden. Ob uns diese Zeit lang oder kurz vorkommt, hängt maßgeblich von der Anzahl an Aufgaben, die wir erledigen wollen, ab. Gleichzeitig ist aber auch entscheidend, wie wir diese Zeit dosieren und wie wir unsere Aufgaben strukturieren.

 

Wenn du zum Beispiel eine größere Werbekampagne mit Versandmaterial allein realisieren willst, dann bist du voraussichtlich schneller, wenn du zuerst alle Unterlagen druckst. Danach solltest du alle Briefe auf einmal falten und erst anschließend diese in das Briefkuvert stecken.

 

Dadurch dass du nicht jedes Blatt einzeln druckst, um es dann zu falten und in den Briefumschlag zu schieben, sparst du gewaltig viel Zeit.

 

Batching eben!

 

Im Grunde eine total geniale Herangehensweise, um dem Zeitproblem (ein bisschen) Herr zu werden.

 

5 Schritte für das perfekte Zeitmanagement mit Batching

  1. To-do Liste anfertigen

Erwischt! Auch dieses Mal führt für mich kein Weg an der guten alten ToDo Liste vorbei. Sie ist einfach ein ungeschlagener Klassiker, wenn es darum geht, Aufgaben im Kopf zu behalten.

 

Vor allem während Schwangerschaft und Stillzeit mit gleichnamiger Demenz ist die ToDo Liste eine echte Hilfe. Andernfalls würde ich mir nichts merken können. Was ich nicht aufschreibe, ist auch schon wieder weg.

 

Vor allem bei wichtigen Aufgaben, welche beispielsweise das Business betreffen, kann meine Vergesslichkeit schnell zum großen Problem werden.

Eine Bestellung vergessen rauszuschicken? Horror! Wenn ich nur an den Stress denke, den das verursachen würde. Bei Termingeschäften kann man nicht einfach auf morgen verschieben. Im Zweifelsfall entsteht so richtig viel Stress, zusätzliche Arbeit und Kosten, die so nicht vorhanden gewesen wären.

 

  1. Wichtigkeit und Dringlichkeit beachten

Nun ist nicht jede Aufgabe auf der ToDo Liste gleich dringend oder gleich wichtig.

 

Wir (ich besonders schlimm) tendieren dazu, immer die dringenden Aufgaben vorzuziehen und die wichtigen, welche aktuell (noch) nicht dringend sind, zu vernachlässigen. Dabei müssen dringende Aufgaben nicht immer wichtig sein. Wenn jedoch die wichtigen Aufgaben dringend werden, produziert das meist nur eins: Stress.

 

Darum solltest du nicht nur eine ToDo Liste schreiben, sondern dir auch klar machen, welche deiner Punkte wichtig sind und Priorität genießen sollten und welche „nur“ dringend sind, weil du sie zu lange liegen lassen hast. Natürlich gibt es auch die wichtigen, dringend zu erledigenden Aufgaben, diese kann man nicht aufschieben. Bei allen anderen kann man schauen, in welches Zeitfenster man sie reinschiebt.

 

Um den Überblick zu behalten, solltest du zum Beispiel deine Aufgabenpunkte mit verschiedenen Farben markieren. Auf diese Weise hast du sofort im Blick, welchen Punkt du schnell bearbeiten musst und mit welchem du dir noch Zeit lassen kannst.

 

  1. Aufgaben bündeln

Jetzt kommt das eigentliche Herzstück vom Batching. Alles andere war bis hierher nur Vorbereitung. Um Aufgaben bündeln zu können, muss man schließlich erstmal wissen, welche Aufgaben überhaupt zu erledigen sind.

 

Nun kannst du anhand deiner Farbmarkierungen schauen, welche Punkte direkt an der Reihe sind. Ich versuche immer nicht nur dringende Punkte zu bündeln, denn sonst komme ich schnell wieder in die Spirale des Der Zeit hinterher laufens.

 

Stattdessen hat sich für mich eine gute Mischung aus dringenden Aufgaben und wichtigen Aufgaben als sinnvoll erwiesen. Auf diese Weise komme ich dem Stress zuvor, der entsteht, sobald wichtige Aufgaben auch dringend werden.

 

Hierbei achte ich natürlich (Stickwort Batching) darauf, ähnliche und gleiche Aufgaben zusammen zu erledigen. Wichtig finde ich an dieser Stelle auch, Zeitfenster, die durch Aufgaben entstehen, mit anderen Aufgaben zu füllen.

Zum Beispiel während die Waschmaschine läuft die fertige Wäsche zusammenzulegen und in den Schrank zu legen oder bereits das Kochen beginnen.

 

Wie genau du ähnliche und gleiche Aufgaben definierst, ist davon abhängig, wie du gut arbeiten kannst. Für mich sind Haushaltsangelegenheiten alles ähnliche Dinge. Im Business sieht es da etwas differenzierter aus.

 

Vor allem im Business versuche ich mich ans Batching zu halten, da es mich effizienter macht.

 

Hörte ich etwa gerade den Klingelton meines Mailpostfaches?

 

Auch wenn es dir in den Fingern juckt. Mails sofort zu beantworten ist einer der größten Zeitfresser und noch dazu der Klassiker der Zeitverschwendung beim Arbeiten. Es lenkt von anderen Aufgaben ab und nur in den wenigsten Fällen sind Mails wirklich super mega wichtig und dringend zu beantworten. In diesen Fällen wird meist angerufen.

 

Darum lieber Zeitfenster fürs Mailchecken einplanen, als sich permanent ablenken zu lassen. Dann klappt auch das Zeitmanagement besser.

 

  1. Nicht zu viel für einen Tag vornehmen

Eine der schwersten Herausforderungen im Zeitmanagement.

 

Zu wissen, wann man genug hat, ist überaus wichtig, um nicht jeden Abend frustriert zu sein, weil man wieder „nichts auf die Reihe“ bekommen hat.

 

Dieses Gefühl schleicht sich unweigerlich ein, wenn man sich ein zu gewaltiges Tagespensum auferlegt hat. Vor allem mit Kindern ist es kaum möglich, immer straff durchziehen zu können. Am Ende des Tages steht man schließlich vor einer noch halb vollen ToDo-Liste. Da kann man sich nur als Versager fühlen.

 

Plan weniger ein und erreiche mehr.

 

Und denk an deinen Zeitpuffer. Oft macht es Sinn, nur 30 Prozent der „freien“ Zeit tatsächlich zu verplanen. Gemäß dem Motto Was überrascht mich heute.

 

Wenn du kein Kind hast und lediglich in deinem Business effizienter werden willst, dann setz dir ein klares Zeitfenster. Zum Beispiel willst du 4 Stunden täglich effektiv arbeiten. Dann solltest du nicht mehr als 4 Aufgaben planen, die du jeweils innerhalb einer Stunde erledigt bekommst. Oder du reduzierst auf 2 größere Aufgaben, für die du dir dann je 2 Stunden Zeit nimmst. Ich denke, du verstehst das Prinzip. 😉

 

Nur 4 Stunden Arbeit am Tag klingt jetzt sicher erstmal wenig. Ist es aber nicht wirklich. Ich denke sogar, dass es recht viel ist, wenn man diese wirklich voll nutzt. Mal Hand aufs Herz, wie viel von den 8 Stunden im Büro arbeitest du wirklich effektiv? Die erste Stunde in der Früh ist meist schon rum, wenn man sich einen Kaffee geholt und dabei den Kollegen vom Büro gegenüber getroffen hat. Und so gibt es kleinere und größere Pausen, die uns gar nicht als solche vorkommen.

 

  1. Akzeptieren, wenn du etwas nicht schaffst

Es ist völlig normal, auch einmal etwas nicht zu schaffen. Nicht jeder Tag ist gleich und auch die eigene Tagesform kann variieren.

 

Sei nicht zu streng mit dir, wenn du an manchen Tagen nicht alle Punkte auf der ToDo Liste streichen kannst. Ich bin mir sicher, dafür hast du einige andere Aufgaben bewältigt, die gar nicht eingeplant waren.

Herz.Mut Blob - Business & Lifestyle

 

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2 Kommentare

  1. Ein toller Beitrag und wertvolle Tipps. Ich kann es sehr gut verstehen. Wir Frauen haben nicht leicht und müssen oft in verschiedene Rolle schlüpfen 🤯 manchmal denke ich, dass mein Tag eigentlich um Paar Stunden mehr als 24h dauern sollte. Nun wie du sagst, man muss Prioritäten setzen und manche Aufgaben im besten Fall verbinden, z.B. In der Zeit wenn die Suppe kocht kann Bügeln und Wäsche zusammenlegen. Das Zeitmanagement ist das A und O.

    Liebe Grüße
    Alicja

    • Hi Alicja,

      danke dir.
      Zeit zu managen ist gar nicht soooo schwer. Dennoch könnte sicher jeder von uns ein paar Stunden extra vertragen und sei es nur zum entspannen. 🙂

      Liebe Grüße
      Janine

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